Niszczenie dokumentów w firmie – co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o RODO?

Zapisy Rodo wyraźnie zmieniły postrzeganie kwestii związanych z ochroną danych osobowych. W rezultacie przedsiębiorstwa zmuszone są z dużą ostrożnością podchodzić do przetwarzania informacji o swoich klientach. Co ważne, ta precyzja i ostrożność nie dotyczą jedynie codziennej działalności, obrotu dokumentacji wewnątrz firmy czy przechowywania dokumentów. Procedury bezpieczeństwa należy wdrożyć również podczas niszczenia akt.

https://www.rhenus-data.pl/pl/Zapisy Rodo wyraźnie zmieniły postrzeganie kwestii związanych z ochroną danych osobowych. W rezultacie przedsiębiorstwa zmuszone są z dużą ostrożnością podchodzić do przetwarzania informacji o swoich klientach. Co ważne, ta precyzja i ostrożność nie dotyczą jedynie codziennej działalności, obrotu dokumentacji wewnątrz firmy czy przechowywania dokumentów. Procedury bezpieczeństwa należy wdrożyć również podczas niszczenia akt.

Niszczenie dokumentów to ich przetwarzanie

Zgodnie z zapisami RODO, niszczenie akt, podobnie jak ich codzienne wykorzystanie w celach prowadzenia działalności, jest ich przetwarzaniem. Art. 2 pkt. 4 RODO precyzuje, że za przetwarzanie można uznać „operacje lub zestaw operacji, wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych, w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”.  Zgodnie z tym zapisem, nie ma znaczenia, w jaki sposób niszczymy akta. Możemy robić to ręcznie, drąc kartki papieru w dłoniach, jak i używać w tym celu niszczarki – w każdej z tych sytuacji przetwarzamy dane osobowe, które znajdują się w aktach.

Wobec takich zapisów, wiele firm może zastanawiać się, czy używane przez nich niszczarki są wystarczające. W sieci znaleźć można doniesienia o sytuacjach, w których na śmietnikach dużych korporacji odnaleziono ścinki, pozwalające na odczytanie danych osobowych. W takich przypadkach, mimo że przedsiębiorstwo użyło urządzenia przeznaczonego do niszczenia, nie możemy mówić o działaniu zgodnym z RODO. Liczy się więc nie to, jakiej metody użyjemy do utylizacji zalegających akt, ale to, jaki efekt uda nam się przy tym osiągnąć.

Potwierdzenie znajdziemy zresztą w RODO. Zapisy nie precyzują, w jaki sposób dokumenty mają być zniszczone. W praktyce więc każda metoda, która uniemożliwi odczytanie danych, ich kradzież i wykorzystanie przez podmioty nieupoważnione, będzie metodą dobrą.

Jak zniszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Tę kwestię codziennie rozwiązują firmy, które zawodowo zajmują się niszczeniem dokumentów. Przedsiębiorstwa, korzystające z ich usług, doceniają kilka punktów takiej współpracy, spośród których najważniejsze to:

  • bezpieczny transport dokumentów

Moment, w którym przedsiębiorca przekazuje dokumenty zewnętrznemu usługodawcy, może być niekomfortowy. Na szczęście, w przypadku korzystania z pomoc rzetelnej firmy o takich odczuciach nie może być mowy. Wszystko za sprawą użycia systemu bezpiecznych pojemników. Gdy są już wypełnione aktami, przeznaczonymi do zniszczenia, na oczach klienta zostają zamknięte, a następnie przewożone do miejsca utylizacji.

  • bezpieczne warunki utylizacji

Takie obiekty wyposażone są w wysokowydajne instalacje niszczące. Doskonale radzą sobie nie tylko z papierem, ale też z dyskami twardymi (HDD), płytami CD, taśmami VHS oraz pendrive’ami. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji i zarządzanie jakością potwierdzane są konkretnymi certyfikatami: (ISO 27001) oraz (ISO 9001).

  • komfort i pewność, że działania zostały przeprowadzone w zgodzie z obowiązującymi przepisami

Dzięki temu, że dokumenty są niszczone poza biurem, przedsiębiorca może uniknąć nieprzyjemnego hałasu oraz zapylenia w miejscu pracy. Ważniejsze jest jednak to, że może czuć się spokojnie. Kary, związane z nieprawidłowym niszczeniem dokumentów, mogą sięgać monstrualnych kwot. Korzystanie z pomocy wykwalifikowanej jednostki całkowicie wyklucza ryzyko, że dane z akt dostaną się w niepowołane ręce.

Z wszystkich wyżej wspomnianych zalet profesjonalnego niszczenia dokumentów możemy cieszyć się, tylko jeśli nawiążemy współpracę z odpowiednim usługodawcą. Jedną z takich firm jest Rhenus. W swojej działalności wykorzystuje system bezpiecznych pojemników https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Oprócz tego zapewnia klientowi pomoc podczas zapełniania kontenerów oraz używa pojazdów, zaopatrzonych w GPS – dzięki nadajnikom klient może obserwować, gdzie aktualnie znajdują się jego dokumenty.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *