Jak poprawnie wystawiać faktury?

Accountant doing business finances

Numer faktury wydaje się mało istotnym zagadnieniem przy wystawianiu faktur. Niestety, zaniedbania w tym obszarze mogą prowadzić do wątpliwości fiskusa. :

Czy podatnik faktycznie zafakturował całą sprzedaż? Czy jakiejś faktury nie brakuje w zestawieniu do VAT lub przychodów? Czy przedsiębiorca starannie prowadzi dokumentację sprzedaży? Czy organizacja fakturowania wyklucza dwukrotne zafakturowanie tej samej transakcji? Przed tymi, oraz  wieloma podobnymi zarzutami przedsiębiorca może ochronić swoją firmę, stosując odpowiedni i zgodny z przepisami sposób numerowania faktur.

Co mówią na ten temat przepisy?

W ustawie o VAT, w artykule poświęconym zawartości faktur możemy wyczytać, że faktura powinna zawierać m.in.:

„kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii,

który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Rozpracujmy ten przepis na trzy kluczowe elementy:

1. Kolejność. Numeracja faktur nie może być dowolna, lecz powinna być zaprojektowana tak, aby było oczywiste w jakiej kolejności faktury były faktycznie wystawiane. W tym kontekście wykluczona jest sytuacja, że faktura z numerem 9 jest wystawiona 25. marca, a faktura z numerem 10 – 24. marca (chociaż data sprzedaży może być wcześniejsza).

Kolejność nie oznacza, że musimy zaczynać co miesiąc czy co roku od numeru 1 – numer początkowy może być dowolny. Zachowanie kolejności nie oznacza również konieczności numerowania co 1 – wystarczy, że sposób numeracji będzie logiczny.

2. Seria lub serie numeracji. Podatnik może nadawać numery fakturom w jednej serii, czyli np. 1, 2, 3 itd., co jest rozsądnym rozwiązaniem w niewielkich firmach, tam gdzie tylko jedna osoba wystawia faktury, bądź w firmach działających na systemie zintegrowanym centralnie. Ale można też faktury wystawiać w ramach różnych serii – i wtedy kolejność jest sprawdzana dla każdej serii odrębnie. Osobne serie mogą być stosowane:

  • dla każdego oddziału firmy,
  • dla każdej osoby wystawiającej faktury,
  • dla każdego klienta,
  • dla każdego rodzaju sprzedaży np. jedna dla sprzedaży biletów a druga dla usług wynajmu,
  • dla każdego rodzaju dokumentu np. jedna dla faktur sprzedaży a druga dla faktur korygujących.

Każda seria będzie miała odrębną pulę numerów; rozróżnienie serii może być zrobione na podstawie szczególnego symbolu (np. literowego), zawartego w numerze faktury.

Ciekawym przykładem numerowania faktur jest przypadek z branży energetycznej, gdzie numer faktury składa się z: symbolu literowego oznaczającego rodzaj faktury, numeru klienta oraz okresu fakturowania.

3. Jednoznaczna identyfikacja faktury. Każda faktura musi mieć swój unikalny numer; innymi słowy, dany numer np. 1/03/2015 może być przypisany wyłącznie do jednego dokumentu oraz do jednej operacji (transakcji), co oznacza, że żaden inny dokument wystawiany przez firmę – czy to faktura z innego oddziału, czy faktura korygująca, a nawet dokument magazynowy WZ – nie może mieć dokładnie tego samego numeru 1/03/2015.

One thought on “Jak poprawnie wystawiać faktury?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *