Jak archiwizować dokumenty w firmie pod wymagania RODO

Dokumenty, które nie są Ci potrzebne w codziennej pracy zajmują miejsce i przeszkadzają w Twoim gabinecie? Pracownicy Twojego przedsiębiorstwa zrobili sobie w pustym pokoju „schowek”, do którego znoszą zbędne segregatory i dokumenty, z których już nikt nie korzysta? Jeżeli tak jest to znak, że pora nie tylko na firmowe porządki, ale również na skuteczną archiwizację dokumentów.

Archiwizacja 

Zarządzanie dokumentacją to ważny aspekt działalności wielu przedsiębiorstw, ponieważ wszyscy mamy do czynienia z danymi. Dane osobowe podlegają ochronie zgodnie z prawem polskim i unijnym. Konieczne jest w tym zakresie dostosowanie się nie tylko do Ustawy o ochronie danych osobowych, ale również do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego na temat danych – tzw. RODO.

Co można zarchiwizować?

Nie wszystkie dokumenty firmowe muszą podlegać archiwizacji, dlatego zanim rozpoczniemy działania w kierunku archiwizowania, podzielmy najpierw dokumentację na 2 grupy – archiwalia i materiały niearchiwalne. Archiwalia, zwane też kategorią A stanowią wszystkie dokumenty, które muszą być wieczyście przechowywane. Zaliczymy do nich np. księgi stanu cywilnego, akta sądowe czy też ważną dokumentację techniczną. Nie mogą być one zniszczone. Kategoria B, czyli dokumentacja niearchiwalna po upływie określonego w przepisach czasu może zostać zniszczona. Jest tak na przykład z księgami podatkowymi oraz sprawozdaniami finansowymi czy dokumentacją ZUS. 

Podtypy w dokumentacji B

Faktury i inne dowody księgowe należy przechowywać przez 5 lat. W przypadku dokumentacji kadrowo-płacowej okres przechowywania dokumentacji jest dużo dłuższy – wynosi dokładnie 50 lat. W związku z różnym okresem przechowywania dokumentów, wśród rodzajów dokumentacji typu B możemy wyróżnić B-5, B-10, B-25, B-50, gdzie liczba to okres lat, po których dokumenty mogą być zniszczone. Innym typem dokumentacji B jest BC, czyli dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Po utracie przydatności jest przeznaczana na makulaturę. Typ BE z oznaczeniem liczbowym, np. BE-10 będzie po upływie odpowiedniej liczby lat (w tym przypadku dekady) poddany ekspertyzie przez archiwum państwowe. Instytucja ta może uznać przekazaną dokumentację za materiały archiwalne. 

Archiwizowanie w praktyce

Kiedy uda nam się już wyodrębnić dokumenty, które należy oddać do archiwum, w pierwszej kolejności powinniśmy ułożyć dokumenty w teczkach zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz „Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)” . Kolejnym krokiem będzie odpowiednie oznakowanie i opisanie teczek, które będą oddane do archiwum. W przypadku dokumentów z kategorii B na teczkach należy opisać czas, po jakim mogą być usunięte. Korzystanie z uporządkowanych akt będzie łatwiejsze, jeżeli sporządzimy dodatkową instrukcję.

Korzyści z archiwizacji dokumentów

Zalet archiwizacji dokumentów jest wiele, a jedną z najważniejszych z nich są uporządkowane biurka. Pracownicy dzięki temu mają miejsce na organizowanie bieżącej pracy i obsługę petentów oraz interesantów. Dodatkową korzyścią z archiwizacji i odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów jest spokój sumienia – dane osobowe nie są pozostawione na widok osób trzecich, a przepisy RODO i inne związane z ochroną danych osobowych – przy odpowiednim zabezpieczeniu i organizacji archiwum – nie są naruszane. Dzięki archiwizacji dokumentów zmniejszamy także koszty. Do dokumentacji oddanej do archiwum nie będą potrzebne już zszywacze, segregatory czy koszulki, a więc koszty materiałów biurowych spadną. 

Materiały do archiwizacji

Obecnie na rynku można znaleźć wiele produktów przydatnych przy samodzielnym archiwizowaniu dokumentów. Możemy znaleźć m.in. specjalne pudełka do archiwizacji, które chronią dokumentację przed światłem. Dostępne są też pudła zbiorcze i specjalne teczki zawieszkowe. Z drugiej strony oprócz wielu akcesoriów do archiwizacji na rynku można znaleźć firmy i instytucje, które mogą wykonać cały proces archiwizowania oraz przechowywania dokumentów, a także ich niszczenie. Przykładem firmy, która świadczy takie usługi jest Ekoakta, która specjalizuje się w branży zarządzania dokumentami od 2001 roku.

Kiedy warto skorzystać z usług firmy?

Obawiasz się, że archiwizacja dokumentów może zająć bardzo dużo czasu? Nie chcesz popełnić błędów w zarządzaniu dokumentami? Jeżeli nie masz odpowiednich pracowników, którzy mają wiedzę i kompetencje w zakresie archiwizacji lub jeżeli obawiasz się, że źle zakwalifikujesz dokumenty do poszczególnych grup, możesz przekazać wykonanie archiwum firmie zewnętrznej. Wybierając odpowiedniego kontrahenta warto kierować się tym, na ile pracownicy danego przedsiębiorstwa znają aktualne przepisy prawa dotyczącego archiwizowania dokumentów, ochrony danych osobowych i finansowych, a także RODO. W kontekście rozporządzenia RODO ważne jest również, by prawo było przestrzegane, a dane przekazane firmie zewnętrznej – odpowiednio chronione.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *